Dans le système de gestion d’une société, la dématérialisation est le fait de convertir des données physiques en données immatérielles. Tout cela se fait virtuellement. Par conséquent, parler de dématérialiser les notes de frais d’une société, c’est parler de virtualiser les reçus de paiement. Aujourd’hui, ce nouveau principe est employé par la plupart des sociétés modernes en raison de ses nombreux avantages.
Avantages de la virtualisation des notes de frais
Avec les progrès scientifiques dans le secteur des TIC qui ont eu lieu ces derniers temps, les organisations utilisent de nouveaux dispositifs pour gérer leurs notes de frais. Par conséquent, la digitalisation des notes de frais (pour une entreprise) peut :
- Réduire les coûts ;
- Éviter les erreurs dans la gérance des notes de frais ;
- Améliorez votre gestion du temps.
- Une source d’économies pour les sociétés
Les frais reliés au papier sont un peu chers aux entreprises. Dans certaines structures, les frais administratifs s’élèvent à 7 % du budget alloué. De ce fait, la dématérialisation des notes de frais allège les protocoles de saisie et les démarches administratives. C’est aussi un gain de place pour les entreprises. Enfin, il assure un contrôle objectif des frais engagés par l’entreprise.
Mise en conformité des notes de frais dématérialisées avec les documents réglementaires
Pour faciliter la transition,
ouvrez votre compte Pro en 4 minutes par ici et misez sur la note de frais dématérialisée. En effet, le décret définit les conditions que nécessitent de remplir les pièces justificatives et les copies numériques pour avoir une valeur d’essai et bénéficier de la déduction de la TVA. Notez, par exemple, que les documents numérisés ne peuvent pas être modifiés ou la couleur des images changer. Cependant, la compression est autorisée. Pour la sécurité des papiers numérisés et des archives, le document doit être au format PDF. Des appareils qui suivent les modifications et traitent les documents tels que les horodatages sont nécessaires. Il en va de même pour les signatures numériques ou les tampons de serveur. Une signature numérique appelle un tiers alors que le tampon serveur associé au document est utilisé. Les pièces justificatives doivent faire l’objet d’une archive particulière et peuvent être consultées en ligne pendant au moins dix ans.
Comment virtualiser les notes de frais ?
La virtualisation des notes de frais est avalisée par l’Union de recouvrement de la sécurité sociale et des allocations familiales (URSSAF), organisme qui collecte les contributions et cotisations sociales. L’organisme utilise les reçus de ses chèques pour s’assurer de l’authenticité et de la pertinence des frais de remboursement et des paiements des cotisations de sécurité sociale.
Justificatif ou preuve digitale des notes de frais aisément établies. Respectez les conditions de dématérialisation des notes de frais, de sécurisation des archives et d’intégrité des documents papier sont suivis.