De nos jours, afin de préserver leurs données, la plupart des entreprises se tournent vers la dématérialisation. Les données ne sont pas conservées sous forme papier, mais sont fournies sous forme numérique. Fini l'enregistrement boîte après boîte de fichiers, les informations sont stockées dans le cloud. Connectez-vous simplement à votre ordinateur ou à votre appareil mobile et recherchez les informations dont vous avez besoin.
Réduction des risques liés et gain de place
La dématérialisation remet l'entreprise en place. Plus besoin de stocker des documents papier dans des cartons, des étagères, des rayonnages, des étages dédiés et des couloirs. À la clé : faire des économies en charges locatives et sur le loyer, offrir aux salariés plus de mètres carrés et des factures plus légères. Les avantages du stockage réduiront les coûts directs (en charges locatives, loyer ou prestataire en cas de classement externalisé) et les coûts indirects (personnes chargées du classement). En outre, le risque de perte d'informations est limité. Le stockage physique augmente les risques en cas d'incendie, d'inondation (les archives sont souvent dans les sous-sols) ou aussi d'informations qui sont mal classées.
Dématérialisation des documents : un geste écologique et économique
À l'ère des considérations écologiques croissantes, l'aspect environnemental ne peut être ignoré pour les entreprises. Il n'est plus possible d'ignorer les enjeux environnementaux, que ce soit pour l'image ou pour les valeurs de l'entreprise. Dématérialiser les documents, c'est économiser du papier et réduire le gaspillage. Agir sur l'environnement n'est pas toujours facile et la dématérialisation de la documentation peut être la première étape. Bien sûr, cette solution a de nombreux coûts au-delà de l'espace et de l'empreinte écologique que peut avoir le stockage du papier. Archiver vos données numériquement, c'est également utilisé moins de papier. Les dépenses liées à l’achat d’encre, à l’impression, entretien d’imprimante sont réduits.
Les données dématérialisées : faciles à trouver et plus pratiques
Les données dématérialisées sont plus faciles à trouver que les données en papier. Dans ce cas, l'utilisateur ne se déplace pas lorsqu’il souhaite voir les archives de ses données, car tout est accessible immédiatement depuis son poste de travail. Il n'a pas besoin de passer du temps à faire des recherches, car les données sont généralement faciles à répertorier et les moteurs de recherche peuvent facilement les trouver en utilisant les bons mots-clés. Les fichiers peuvent être, en effet, créés, partagés à la volée, modifiés, permettant une meilleure coordination dans les situations de travail d'équipe, facilitant grandement le télétravail.